Mengapa proyek Anda GAGAL?

Gagalnya proyek yang anda pimpin, seringkali disebabkan oleh beberapa faktor yang harus disadari dan perlu dihindari, agar proyek anda dapat memenuhi target. Faktor-faktor itu adalah :

Dukungan Sponsor
Seringkali terjadi dukungan Project Sponsor terhadap proyek Anda tidak begitu bagus. Sehingga pada saat Anda dan Tim proyek anda membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terjadi, sering terabaikan. Untuk itu perlu dilakukan langkah-langkah untuk mengkomunikasikan apa yang anda butuhkan kepada Project Sponsor agar mendapat perhatian dan dukungannya.

Keterlibatan Customer/User
Kurangnya keterlibatan customer/user dalam proyek anda, dapat mengakibatkan proyek yang anda pimpin Gagal memenuhi target. Untuk itu perlu dilakukan strategi agar Customer/User dapat dilibatkan dalam berbagai kegiatan dalam proyek anda, agar dapat dipastikan proyek anda dapat memenuhi kebutuhan dan atau ekspektasi mereka.

Kekurangan Sumber Daya (resource)
Apabila anda (PM) merasa resource yang dimiliki masih belum memenuhi kebutuhan dalam proyek anda, coba lakukan Leveling Resource, dan apabila tidak berhasil, sesegera mungkin informasikan ke Project Sponsor untuk dapat ditinjau kembali.

Target Waktu yang kurang realistik
Apabila target waktu yang dibebankan ke Anda (PM) tidak begitu realistik, komunikasikan kembali dengan Project Sponsor untuk dapat dinegosiasikan kembali agar target proyek menjadi lebih realistik.

Kegagalan berkomunikasi
Seringkali Anda (PM) gagal atau kurang bisa dalam berkomunikasi karena Communication Skill yang masih kurang handal. Sehingga setiap orang masih beranggapan bahwa proyek berjalan dengan baik sampai disadari proyek tidak dapat memenuhi target. Untuk menghindari kasus di atas, perlu adanya komunikasi status proyek maupun proyeksinya sedini mungkin, agar tim proyek anda masih punya waktu untuk memperbaikinya sesuai target.

Motivasi kerja rendah (Low morale)
Proyek anda seringkali mengalami keterlambatan karena diakibatkan motivasi kerja tim yang rendah. Untuk menghindari masalah ini, anda harus dapat memotivasi mereka dengan cara memberi contoh cara bekerja dalam proyek, mengusulkan pemberian Reward dan Recognition kepada yang berprestasi, sehingga diharapkan tim anda dapat memenuhi target yang dibebankan untuk dicapai.

Ketidakjelasan Ruang Lingkup Pekerjaan (Scope)
Scope yang tidak jelas dan tidak lengkap dapat menyebabkan terjadinya banyak perubahan-perubahan yang dapat menyebabkan target proyek anda terutama target waktu dan budget tidak tercapai. Untuk itu perlu dibuatkan strategi bagaimana Scope proyek anda dapat diidentifikasi secara lengkap dan jelas dalam tahapan awal proyek anda. Untuk perubahan-2 yang mungkin muncul dalam proyek, perlu dibuatkan Sistem dan Prosedur yang tersentralisasi (Change Control System) agar semua dampak dari perubahan yang disetujui dapat disesuaikan (update) kembali, sebagai target baru.

10 Tips untuk meningkatkan Performansi Tim

Banyak cara meningkatkan performa/kinerja tim proyek anda. Anda dapat mencoba 10 tips di bawah ini, dengan harapan dapat membantu anda me manage dan meng organize tim secara lebih baik. Adapun tips-2 tersebut adalah :

Tip 1. Jelaskan VISI proyek anda
Tim proyek dapat mengerjakan dengan baik seluruh pekerjaan yang diberikan, apabila mereka mengerti dan memahami latar belakang MENGAPA proyek dilakasanakan, APA yang akan dibuat dan BAGAIMANA mengerjakannya. Untuk itu sebagai PM anda harus bisa menjelaskan dengan lengkap VISI, SASARAN, TARGET proyek, dan RUANG LINGKUP pekerjaan dari proyek anda kepada tim proyek anda, sehingga anda akan memperoleh dukungan dan komitmen dari tim secara lebih baik.

Tip 2. Pelihara hubungan baik dengan setiap anggota tim
Setelah meeting selesai, coba jelaskan secara personal dengan masing-masing anggota timmengenai peranan penting mereka agar proyek dapat diselesaikan sesuai target yang diberikan. Cek kembali apakah Job Description yang diberikan benar-2 jelas dan lengkap, dan bagaimana cara anda mengukur performa tim dari seluruh pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka. Cobalah mendapatkan INPUT dari mereka mengenai pengaturan pekerjaan, motivasi dan cara supporting yang mereka butuhkan dari anda.

Tip 3. Aturlah waktu kerja tim secara proporsional
Pekerjaan proyek sering mengalami kondisi Under Pressure, dan sebagai PM anda harus bisa mengatur waktu kerja dari tim anda. Pekerjaan mana yang harus menggunakan waktu lembur dan mana yang tidak. Ini akan membantu dalam rangka mencegah penurunan performa tim.

Tip 4. Kontrol hasil kerja tim
Hasil kerja tim harus dapat dikontrol secara periodik (harian, mingguan atau bulanan) untuk dievaluasi pencapaian target kerja dari tim, mana yang melebihi target dan mana yang harus diperbaiki. Coba utarakan kepada tim secara terbuka dan konstruktif.

Tip 5. Berpikirlah positif
Dalam menghadapi permasalahan-2 dalam proyek, tetap selalu berpikir positif, jangan hanya menyalahkan tim anda, karena akan merusak hubungan baik anda dengan tim. Cobalah dievaluasi kembali dan berikan dukungan kepada tim untuk perbaikan-2 yang diperlukan.

Tip 6. Berikan penghargaan atas prestasi kerja tim
Penghargaan hasil kerja tim sering kali terlupakan, sehingga membuat motivasi kerja tim bisa menurun. Jadi apabila tim anda dapat memenuhi atau bahkan melebihi target yang ditetapkan dalam proyek, berikan apresiasi atau penghargaan untuk mereka, walaupun mungkin hanya sekedar jabat tangan atau mentraktir mereka.

Tip 7. Kembangkan terus kekompakan tim
Kekompakan tim (teamwork) sangat penting untuk selalu dievaluasi selama proyek berlangsung, sehingga penting sekali bagi anda untuk membuat program-2 kecil bagaimana tim anda selalu kompak dalam melaksanakan seluruh pekerjaan proyek sesuai dengan target.

Tip 8. Berikan waktu istirahat
Jangan ragu memberikan waktu istirahat bagi anggota tim apabila diperlukan. Hal ini akan mengurangi cuti sakit, meningkatkan performa dan efisiensi tim anda.

Tip 9. Berikan apa yang mereka butuhkan
Motivasi setiap anggota tim tentunya berbeda-beda. Sebagai PM anda harus bisa mengetahui dan memahami motivasi dari setiap anggota tim anda. Berikan penghargaan atas prestasi berdasarkan apa yang memotivasi mereka sehingga diharapkan performa mereka akan semakin meningkat.

Tip 10. Rayakan kesuksesan proyek anda
Seringkali terjadi perayaan kesuksesan proyek tidak dilakukan mengingat pekerjaan proyek berikutnya sudah menunggu. Ini akan menyebabkan perasaan stress dari proyek sebelumnya akan terbawa ke proyek selanjutnya. Cobalah untuk membuat kegiatan perayaan setelah proyek selesai agar sega perasaan kurang enak, stress dan lain-lain dapat dikeluarkan dan diselesaikan melalui acara ini, sehingga untuk pekerjaan proyek yang baru, tim dapat lebih fresh dan mempunyai semangat yang tinggi untuk bekerja kembali.

Dengan melaksanakan tip-tip di atas, diharpakan performa tim anda dapat lebih baik lagi, sehingga proyek anda dapat diselesaikan sesuai target. Selamat mencoba dan SUKSES selalu.